Quando comunichi con la tua agenzia di comunicazione per l’inserimento di nuovi contenuti sul sito web, è fondamentale essere chiari e precisi. Una mail ben strutturata non solo rende il lavoro dell'agenzia più facile, ma garantisce anche che i contenuti vengano pubblicati correttamente e in tempi brevi. In questo articolo, vedremo quali elementi non devono mai mancare in una comunicazione efficace e perché è importante non essere frettolosi, fornendo tutti i dettagli necessari senza dare nulla per scontato.
Oggetto chiaro e descrittivo
L'oggetto della mail deve essere immediatamente riconoscibile e descrittivo. Un esempio efficace potrebbe essere: “Richiesta Inserimento Nuovi Contenuti per il Sito – Sezione Blog”. Così, la tua agenzia capirà subito la natura della richiesta e la sua urgenza.
Introduzione e riferimento al progetto
Inizia la mail con un breve saluto e fornisci un contesto per la tua richiesta. Se si tratta di un aggiornamento regolare, di una nuova iniziativa o di un progetto specifico, menzionalo subito.
Esempio:
"Ciao [Nome del responsabile], spero tu stia bene. Vorrei richiedere l’inserimento di nuovi contenuti nella sezione [specifica la sezione]. Qui sotto trovi tutti i dettagli."
Questa introduzione aiuta l'agenzia a orientarsi rapidamente sulla tua richiesta.
Fornire dettagli precisi sui contenuti
Essere specifici è fondamentale. Evita richieste generiche e descrivi con precisione cosa va inserito, modificato o aggiornato. Suddividi i contenuti per categorie come testo, immagini e link, specificando dove esattamente devono essere inseriti:
Testi
Allegare i testi in formato Word o PDF, specificando la sezione del sito e indicando eventuali modifiche rispetto al testo esistente. Se si tratta di aggiornamenti, evidenzia le parti modificate per facilitare il confronto.
Esempio:
“Allego il testo da inserire nella sezione ‘Chi Siamo’. Ho evidenziato in giallo le modifiche rispetto alla versione attuale.”
Immagini
Specifica con precisione dove inserire le immagini e in che ordine. Allegale in alta qualità, indicando se devono essere ritagliate o ottimizzate per il web.
Esempio:
“Le tre immagini allegate devono essere inserite nella sezione ‘Prodotti’. La prima immagine va posizionata in cima, la seconda in mezzo, e la terza in fondo.”
Link o File Scaricabili
Se vuoi inserire link esterni o file da scaricare, fornisci indicazioni esatte su dove devono essere posizionati. Assicurati che i link siano funzionanti prima di inviarli.
Esempio:
“Aggiungi il seguente link alla frase ‘Leggi di più sul nostro servizio’: [Inserisci link].”
Non allegare file senza spiegazioni
Uno degli errori più comuni è allegare file senza fornire dettagli su cosa fare con essi. Allegare semplicemente un documento o un’immagine senza una spiegazione precisa su come utilizzarli costringe l'agenzia a interpretare il tuo intento, aumentando il rischio di errori. Assicurati sempre di spiegare esattamente dove, come e perché il materiale allegato deve essere utilizzato.
Esempio sbagliato:
Allegare un file Word senza istruzioni e aspettarsi che l'agenzia capisca cosa fare.
Esempio corretto:
“Allego il file Word con il testo per la nuova pagina ‘Servizi’. Il paragrafo 1 va in alto, il paragrafo 2 sotto l’immagine, e il paragrafo 3 alla fine della pagina.”
Indicare le scadenze
Specificare una scadenza aiuta l'agenzia a gestire il proprio carico di lavoro e le priorità. Tuttavia, è importante essere realistici: richiedere troppo velocemente può compromettere la qualità del lavoro. Pianifica con anticipo e indica chiaramente le tue aspettative temporali.
Esempio:
“Sarebbe ideale avere i nuovi contenuti online entro il [data]. Fammi sapere se è fattibile o se ci sono problemi di tempistiche.”
Richiedere una revisione o conferma
Se desideri approvare i contenuti prima che vengano pubblicati, esplicitalo nella mail. Alcune agenzie pubblicano direttamente, mentre altre inviano una bozza per la revisione. Indica chiaramente se vuoi vedere un’anteprima o se ti fidi del loro giudizio professionale.
Esempio:
“Prima di pubblicare, vorrei dare un’occhiata alla bozza dei contenuti. Fammi sapere appena è pronta.”
Essere precisi, non frettolosi
È facile cadere nella trappola di inviare richieste frettolose, ma questo può portare a incomprensioni o errori. Non dare per scontato che l'agenzia conosca ogni dettaglio del tuo business. Fornisci spiegazioni chiare e dettagliate per evitare ritardi o revisioni multiple. Più informazioni fornisci in modo accurato, più efficiente sarà il processo.
Conclusione
Una mail ben strutturata e dettagliata è essenziale per garantire che l'agenzia di comunicazione possa inserire i nuovi contenuti nel modo corretto e nei tempi richiesti. Evita di inviare materiali senza spiegazioni e prendi il tempo necessario per fornire tutte le informazioni necessarie. Ricorda: la precisione nella comunicazione garantisce un risultato di qualità e riduce la necessità di interventi successivi.
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