Come scrivere una mail efficace alla tua agenzia di comunicazione per l’inserimento di nuovi contenuti sul sito

Quando comunichi con la tua agenzia di comunicazione per l’inserimento di nuovi contenuti sul sito web, è fondamentale essere chiari e precisi. Una mail ben strutturata non solo rende il lavoro dell'agenzia più facile, ma garantisce anche che i contenuti vengano pubblicati correttamente e in tempi brevi. In questo articolo, vedremo quali elementi non devono mai mancare in una comunicazione efficace e perché è importante non essere frettolosi, fornendo tutti i dettagli necessari senza dare nulla per scontato.

Oggetto chiaro e descrittivo

L'oggetto della mail deve essere immediatamente riconoscibile e descrittivo. Un esempio efficace potrebbe essere: “Richiesta Inserimento Nuovi Contenuti per il Sito – Sezione Blog”. Così, la tua agenzia capirà subito la natura della richiesta e la sua urgenza.

Introduzione e riferimento al progetto

Inizia la mail con un breve saluto e fornisci un contesto per la tua richiesta. Se si tratta di un aggiornamento regolare, di una nuova iniziativa o di un progetto specifico, menzionalo subito.

Esempio:

"Ciao [Nome del responsabile], spero tu stia bene. Vorrei richiedere l’inserimento di nuovi contenuti nella sezione [specifica la sezione]. Qui sotto trovi tutti i dettagli."

Questa introduzione aiuta l'agenzia a orientarsi rapidamente sulla tua richiesta.

Fornire dettagli precisi sui contenuti

Essere specifici è fondamentale. Evita richieste generiche e descrivi con precisione cosa va inserito, modificato o aggiornato. Suddividi i contenuti per categorie come testo, immagini e link, specificando dove esattamente devono essere inseriti:

Testi

Allegare i testi in formato Word o PDF, specificando la sezione del sito e indicando eventuali modifiche rispetto al testo esistente. Se si tratta di aggiornamenti, evidenzia le parti modificate per facilitare il confronto.

  Esempio:  

  “Allego il testo da inserire nella sezione ‘Chi Siamo’. Ho evidenziato in giallo le modifiche rispetto alla versione attuale.”

Immagini

Specifica con precisione dove inserire le immagini e in che ordine. Allegale in alta qualità, indicando se devono essere ritagliate o ottimizzate per il web.

  Esempio:  

  “Le tre immagini allegate devono essere inserite nella sezione ‘Prodotti’. La prima immagine va posizionata in cima, la seconda in mezzo, e la terza in fondo.”

Link o file scaricabili

Se vuoi inserire link esterni o file da scaricare, fornisci indicazioni esatte su dove devono essere posizionati. Assicurati che i link siano funzionanti prima di inviarli.

  Esempio:  

  “Aggiungi il seguente link alla frase ‘Leggi di più sul nostro servizio’: [Inserisci link].”

Non allegare file senza spiegazioni

Uno degli errori più comuni è allegare file senza fornire dettagli su cosa fare con essi. Allegare semplicemente un documento o un’immagine senza una spiegazione precisa su come utilizzarli costringe l'agenzia a interpretare il tuo intento, aumentando il rischio di errori. Assicurati sempre di spiegare esattamente dove, come e perché il materiale allegato deve essere utilizzato.

  Esempio sbagliato:  

  Allegare un file Word senza istruzioni e aspettarsi che l'agenzia capisca cosa fare.

  Esempio corretto:  

  “Allego il file Word con il testo per la nuova pagina ‘Servizi’. Il paragrafo 1 va in alto, il paragrafo 2 sotto l’immagine, e il paragrafo 3 alla fine della pagina.”

Indicare le scadenze

Specificare una scadenza aiuta l'agenzia a gestire il proprio carico di lavoro e le priorità. Tuttavia, è importante essere realistici: richiedere troppo velocemente può compromettere la qualità del lavoro. Pianifica con anticipo e indica chiaramente le tue aspettative temporali.

  Esempio:  

  “Sarebbe ideale avere i nuovi contenuti online entro il [data]. Fammi sapere se è fattibile o se ci sono problemi di tempistiche.”

Richiedere una revisione o conferma

Se desideri approvare i contenuti prima che vengano pubblicati, esplicitalo nella mail. Alcune agenzie pubblicano direttamente, mentre altre inviano una bozza per la revisione. Indica chiaramente se vuoi vedere un’anteprima o se ti fidi del loro giudizio professionale.

  Esempio:  

  “Prima di pubblicare, vorrei dare un’occhiata alla bozza dei contenuti. Fammi sapere appena è pronta.”

Essere precisi, non frettolosi

È facile cadere nella trappola di inviare richieste frettolose, ma questo può portare a incomprensioni o errori. Non dare per scontato che l'agenzia conosca ogni dettaglio del tuo business. Fornisci spiegazioni chiare e dettagliate per evitare ritardi o revisioni multiple. Più informazioni fornisci in modo accurato, più efficiente sarà il processo.

Conclusione

Una mail ben strutturata e dettagliata è essenziale per garantire che l'agenzia di comunicazione possa inserire i nuovi contenuti nel modo corretto e nei tempi richiesti. Evita di inviare materiali senza spiegazioni e prendi il tempo necessario per fornire tutte le informazioni necessarie. Ricorda: la precisione nella comunicazione garantisce un risultato di qualità e riduce la necessità di interventi successivi.

Studio 1974

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