Come scrivere un invito ad una cena aziendale?

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• Cosa scrivere in un invito a una cena aziendale?

• Che linguaggio utilizzare?

• Modello di invito ad una cena aziendale

• Come inviare gli inviti?

• Quando spedire l’invito per la cena?

 

È arrivato il momento in cui devi inviare gli inviti per la tua cena aziendale.
Hai già organizzato tutto: hai scelto la data, la location perfetta, il miglior servizio catering.
Manca solo l’ultimo step: scrivere gli inviti da recapitare ai partecipanti.
Ma come fare?
Non ti preoccupare, ora risponderò a ogni tuo dubbio per quanto riguarda gli inviti, mostrandoti anche dei fac simile di invito che potrai utilizzare.
Sei pronto? Iniziamo!

 

Cosa scrivere in un invito a una cena aziendale?
Abbiamo parlato di che forma utilizzare, di come inviarli, ma non ci siamo detti che cosa è essenziale che venga scritto all’interno di un invito per una cena aziendale.

I dettagli che non possono mancare sono:

• Giorno

• Ora

• Luogo

• Motivo della cena

• Dress code (se necessario)

 

I primi punti sono abbastanza scontati: non puoi evitare di scrivere giorno, ora e luogo!
È gradito inoltre comunicare ai tuoi ospiti quali sono i motivi che ti hanno spinto ad organizzare questa cena aziendale.
Se hai deciso che la cena sarà originale e fuori dagli schemi, come una cena a tema, non dimenticarti di scriverlo sull’invito.
Se la location o l’evento che ti ha portato a organizzare la cena impongono un particolare tipo di dress code, fallo sapere ai tuoi invitati, in modo da indirizzarli sulla scelta dell’abito.
Ricorda che l’invito è il momento giusto per dare ai tuoi ospiti tutte le eventuali altre informazioni che ritieni siano necessarie, è qui ad esempio che li puoi informare se la location dispone di un parcheggio, se è possibile farsi accompagnare da mogli e mariti, se c’è un servizio d’animazione per i bambini, etc.

 

Che linguaggio utilizzare?
Ti dico subito che non c’è una risposta universale: molto dipende dal tipo di azienda che rappresenti, dal numero degli invitati e da chi è che manda l’invito.
Mi spiego meglio.
Se fai parte di un’azienda molto strutturata, di grandi dimensioni, è meglio utilizzare un linguaggio formale, in modo tale da non  rischiare di mancare di rispetto alle figure che riceveranno l’invito.
Se il contesto te lo permette, se ad esempio fai parte di un’azienda formata prevalentemente da personale giovane e smart, potrai optare per un linguaggio più colloquiale, ricorda però che colloquiale non vuol dire utilizzare uno slang da strada!
Si può scrivere in maniera colloquiale pur mantenendo uno stile che sia adatto al contesto lavorativo. nel paragrafo qui sotto trovi un esempio perfetto per questo tipo di invito.

 

Modello di invito ad una cena aziendale
 

Ecco a te due fac simile di invito, uno formale e uno più colloquiale.

Iniziamo dal primo, quello formale:

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Gentile [nome e cognome],
è con piacere che la invitiamo all’annuale cena aziendale organizzata presso________________
in data _________.
Sarà un’occasione per incontrarci tra colleghi e familiari in un momento di condivisione che mi auguro sia gradito a tutti.
La partecipazione è estesa a tutto il nucleo familiare.
Gradito un dress code Black Tie Optional.
Chiediamo gentilmente conferma di partecipazione entro il giorno______________.
Nella speranza che sia tra i nostri ospiti le rivolgiamo i nostri più sentiti saluti.
[Firma]

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Ecco un fac simile di invito meno formale:

 

Carissimo [nome e cognome],
In occasione dell’annuale cena dell’azienda siamo lieti di invitarti a una serata presso _______ in data_________
Il tuo impegno all’interno del nostro team è importante ed è per questo che ti invitiamo a trascorrere un momento di svago insieme a tutti noi!
Ci auguriamo che sarai dei nostri, in modo da festeggiare i traguardi che abbiamo raggiunto quest’anno grazie al nostro fantastico lavoro di squadra!
[Firma]

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Non dimenticare di mettere la firma e di inserire il logo della tua azienda: per quanto scontato darà un senso di appartenenza ai tuoi colleghi.
Scegli il registro linguistico che ritieni più adeguato al tuo evento ed utilizzalo!

 

Come inviare gli inviti?
Siamo di fronte ad un grande dilemma: è meglio inviare gli inviti per posta tradizionale o è meglio inviarli per e-mail?
Gli inviti inviati per posta tradizionale sono sicuramente più eleganti e apprezzati, ma comportano una spesa economica.
Gli inviti per e-mail invece sono più immediati, ma decisamente più impersonali.
Se hai intenzione di inviare i tuoi inviti per e-mail, puoi risolvere il problema dell’impersonalità creando messaggi stilisticamente eleganti e accattivanti.

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Quando spedire l’invito per la cena?
A prescindere da quale sia il tipo di invito che hai scelto devi considerare bene le tempistiche per quando hai intenzione di inviarlo.
Tieni ben presente che se sceglierai il formato cartaceo ci vorrà sicuramente più tempo rispetto all’invio di una e-mail a tutti i contatti dei dipendenti dell’azienda.
Cosa fare allora? E come farlo?
Dunque, per prima cosa devi pensare che i tuoi ospiti dovranno avere il tempo di organizzarsi: anche se si tratta di un evento che presumibilmente tutti in qualche modo si aspettano, devi comunque comunicargli il giorno esatto quanto prima.
E allora quando è il momento più adatto? Io ti consiglio di inviarlo tre/quattro settimane prima.
Inviando l’invito tre/quattro settimane prima farai in modo che le persone si annotino l’appuntamento sul calendario, evitando di prendere altri impegni!
Chiedi sempre la conferma della presenza ai tuoi invitati, questo ti aiuterà a sapere il numero esatto dei partecipanti e prenotare di conseguenza.

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Le mie indicazioni sulla scrittura di inviti per una cena aziendale finiscono qui, se hai altre domande sull’argomento scrivi a info@studio1974.com .